Mengulas seputar Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organisation System (IOS).

Mengulas seputar Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organisation System (IOS).

PENDAHULUAN

Internet pada prinsipnya meupakan contoh sebuah jaringan komputer. Jaringan ini menghubungkan jutaan computer yang tersebar di seluruh dunia. Yang menarik, siapapun dapat terhubung ke dalam jaringan ini.

Kehadiran internet telah memberikan pengaruh yang cukup besar dalam berbagai aktifitas manusia, terutama dalam hal kemudahan memperoleh informasi. Internet memungkinkan siapapun mengakses berita-berita terkini melalui koran-koran elektronis. Bahkan internet juga mampu mendukung aktifitas bisnis suatu perusahaan. Aplikasi pendukung bisnis ini kemudian dikenal dengan sebut e-Business yang didalamnya terdapat unsur IOS ( Information Organization System ) yang digunakan dalam pemprosesannya dan EDI ( Electronic Data Interchange ) yang merupakan medianya .

TINJAUAN PUSTAKA

Penghematan di RJ. Reynolds

RJ. Reynolds adalah perusahaan Amerika terkenal yang bergerak di bidang tembakau. Semua hubungan dengan pemasok dan distributor melibatkan IOS dan EDI (Electronic Data Interchange). Sebelum sistem teknologi informasi digunakan, sebuah proses pesanan pembelian yang dilakukan dengan kertas memerlukan biaya $75. Namun, setelah sistem berbasis elektronis diterapkan, biaya untuk memproses pesanan hanya sebesar 93 sen. Perusahaan ini menghemat hampir $1 juta per tahun.

(Sumber: Haag, dkk., 2000, hat. 70)

PEMBAHASAN

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE.

berbisnis menggunakan jaringan komputer, sebenarnya sudah dikenal sejak dua puluh tahun lalu, yaitu sejak akhir tahun’70an dan awal tahun’80 an. Generasi pertama e-commerce dilakukan hanya antar perusahaan berupa transaksi jual beli yang difasilitasi oleh electronic data interchange (EDI). E-commerce melalui EDI ini sifatnya ekslusif, yaitu terbatas hanya antar perusahaan (business to business). Namun sejak awal tahun 90 an, e-commerce lebih banyak menggunakan fasilitas internet yang sifatnya jauh lebih inklusif dan sangat terbuka. Hal ini terutama dikaitkan dengan peluncuran World Wide Web (www) pada tahun 1992 yang merupakan salah satu alat ( tool ) internet yang popular untuk membuat, memanipulasi dan memanggil dokumen-dokumen yang terdiri dari audio, video,

informasi grafis dan teks. EDI adalah sebuah alat yang dapat digunakan untuk pertukaran sebuah data. EDI, dapat digunakan untuk mentransmisikan dokumen-dokumen secara elektronik seperti dokumen pemesanan pembelian, invoice, catatan pengangkutan barang, penerimaan advice dan koresponden bisnis standar lainnya di antara para mitra dagang Pada dasarnya, transaksi perdagangan elektronik melalui EDI dan internet adalah sama saja, yakni bermuara kepada satu hal yang berupa pertukaran informasi dan data message yang berhubungan dengan perdagangan melalui jaringan-jaringan. Baik informasi atau data message itu berupa pesanan (order), persetujuan (acceptance), ataupun invoice, serta informasi pembayaran lainnya. Yang membedakan keduanya adalah system atau piranti teknisnya, kalau EDI menggunakan system dan cara transmisi lama, maka internet menggunakan cara dan system yang lebih modern, fleksible dan dinamis.

Pemanfaatan EDI di Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Definisi EDI sendiri ialah pertukaran data secara elektronik antar perusahaan dengan menggunakan format data standar yang telah disepakati bersama. Dengan EDI ini perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pertukaran data baik didalam internal organisasi ataupun dengan pihak stakeholder.

Berikut ini ialah keuntungan yang akan didapatkan organisasi jika menerapkan EDI.

· Penghematan Biaya : Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI tidak akan ada biaya kertas, tidak ada biaya penyimpanan dokumen kertas dan tidak akan ada biaya pengiriman dokumen kertas.

· Kecepatan : Kecepatan ini didapatkan karena dengan EDI leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1 menit.

· Keakuratan : EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC (Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat sehingga dapat segera diperbaiki.

· Keamanan : Penggunaan enkripsi dokumen membuat dokumen hampir tidak bisa dipalsukan.

· Integrasi : Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI. Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien

Salah satu hal penting juga dalam e-commerce yaitu adanya pertukaran data elektronik (EDI). Pertukaran Data Elektronik adalah transmisi data dalam bentuk yang terstruktur dan dapat dibaca mesin secara langsung dari komputer-ke-komputer diantara beberapa perusahaan.

Hubungan EDI yang umum :

Membentuk kaitan antara perusahaan dan pemasoknya (supply side) dan kaitan antara perusahaan dengan pelanggan (customer side). Set transaksi adalah suatu jenis dokumen tertentu seperti faktur.EDI memungkinkan terjadinya Pengisian Kembali Persediaan oleh Penjual dan Transfer Dana secara Elektronik.

Standard EDI :

Standar yang digunakan di Amerika Utara dinamakan ANSI ASC X12. Standar Internasional dinamakan EDIFACT.

Tingkat Penerapan EDI :

· Pemakai tingkat satu, hanya satu atau dua set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang yang terbatas.

· Pemakai tingkat dua, banyak set transaksi yang ditransmisikan ke sejumlah mitra dagang, melampaui lini industri.

· Pemakai tingkat tiga, bukan Cuma banyak set transaksi yang ditransmisikan ke banyak mitra dagang, tetapi aplikasi computer perusahaan disesuaikan dengan pendekatan EDI.

Manfaat dari EDI :

Manfaat Langsung : manfaat yang berasal dari teknologi
Manfaat Tidak Langsung : manfaat lain yang dihasilkan dari manfaat langsung.
Hubungan manfaat langsung dan tidak langsung :

· Mengurangi Kesalahan

· Mengurangi biaya

· Meningkatkan efisiensi operasional

· Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

· Meningkatkan pelayanan pelanggan

Teknologi Perdagangan Melalui Jaringan Elektonik

Pilihan Teknologi :

· Sambungan Langsung (direct connectivity), bekerja sama dengan penyedia jasa telekomunikasi

· Jaringan Bernilai Tambah ( value-added network), jaringan ini disediakan oleh penjual yang bukan hanya menyediakan sirkuit tetapi juga menyediakan banyak jasa yang diperlukan untuk menggunakan sirkuit itu bagi EDI.

· Internet, memungkinkan suatu jaringan komunikasi global yang tidak hanya menghubungkan para mitra dagang tetapi juga mencakup para pelanggan.

SISTEM ANTAR ORGANISASI (Interorganizatonal System-IOS)

IOS merupakan suatu IOS (system antar organisasi) kadang-kadang disebut system informasi antar organisasi, adalah suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu system tunggal. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra dagang atau mitra bisnis.
Dalam kasus pemesanan penerbangan, IOS adalah produk dari usaha pengembangan dan promosi oleh pemasok yaitu perusahaan penerbangan itu. Organisasi yang menjadi daya penggerak di balik suatu IOS. Organisasi-organisasi lain disebut peserta IOS. Dalam contoh ini sponsor IOS adalah pemasok, tetapi sponsor IOS dapat juga pelanggan.

Manfaat secara langsung IOS :
1. Efisiensi komparatif, dapat menyediakan barang dan jasa lebih murah daripesaing.

· Efisiensi internal, perbaikan-pebaikan dalam perusahaan

· Efisiensi antar-organisasi, perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusaahaan lain

2. Kekuatan tawar menawar, kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan

perselisihan dengan pemasok dan pelanggan yang menguntungkan dirinya. Kekuatan

itu berasal dari tiga metode dasar:

· Keistimewaan produk yang unik

· Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian

· Peningkatan biaya peralihan

Manfaat secara tidak langsung IOS :

· Mengurangi kesalahan

· Mengurangi biaya

· Meningkatkan efisiensi operasional

· Meningkatkan kemampuan bersaing

· Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

· Meningkatkan pelayanan pelanggan

Interorganizational information system melibatkan aliran informasi diantara dua atau lebih organisasi. Sasaran utamanya adalah effisiensi proses transakasi , seperti pengiriman orders, bills, dan payments.

Ketika IOS menggunakan telecommunikasi untuk berkomunikasi dengan lawan bisnis , mereka menggunakan value-added networks (VANS). Kecenderungannya menggunakan Internet. Karena dapat diakses publik.

Organisasi mungkin mengejar IOS karena alasan berikut:
1. Mengurangi risiko dalam organisasi
2. Mengejar skala ekonomi
3. Manfaat dari pertukaran teknologi
4. Meningkatkan daya saing
5. Mengatasi hambatan investasi
6. Mendorong komunikasi global

Tipe2 Interorganizational Systems:

· B2B trading systems.

· B2B support systems.

· Global systems.

· Electronic funds transfer (EFT).

· Groupware.

· Integrated messaging.

· Shared databases.

· Systems that support virtual corporations.

Dewasa ini terdapat kecenderungan bahwa suatu organisasi mengintegrasikan sistem informasinya dengan sistem informasi milik perusahaan mitra kerja. Sehubungan dengan hal itu muncul istilah sistem antarorganisasi (IOS atau InterOrganizational System).

Sistem antarorganisasi adalah sistem yang mengotomasikan arus informasi antarorganisasi untuk mendukung perencanaan, perancangan, pengembangan, produksi, dan pengiriman produk dan jasa (Haag, dkk., 2000, hat. 70). Implementasi sistem antarorganisasi terkadang melibatkan antara penjual dan pembeli, membentuk sistem yang disebut CIS (Customer Integrated System). CIS adalah sistem yang memungkinkan pelanggan dapat berinteraksi secara langsung dengan sistem informasi milik suatu perusahaan. Contoh yang paling umum yaitu sistem ATM (Anjungan Tunai Mandiri). Dalam hat ini, pemakai dapat menentukan sendiri jumlah uang yang akan diambil

Wal-Mart (sebuah retailer yang telah mendunia) dan Procter & Gamble (sebagai pemasok barang) menerapkan sistem antarorganisasi yang memungkinkan kedua perusahaan berbagi informasi. P&G dapat memantau stok barangnya yang terdapat pada Wal-Mart setiap saat dan Wal-Mart tidak perlu memesan ke P&G secara eksplisit. Dengan cara seperti ini kedua belah pihak dapat menghemat biaya.

Jalan menuju perdagangan melalui jaringan elekronik ini ditujukan untuk rencana bisnis strategis, untuk mewujudkan komitmen untuk menggunakan perdagangan melalui jaringan elektronik untuk mencapai keunggulan strategis. Perusahaan pertama-tama mengumpulkan intelijen bisnis sehingga dapat memahami peran potensial yang akan dimainkan tiap elemen lingkungan. Saat perusahaan-perusahaan saling berinteraksi, langkah selanjutnya adalah membentuk suatu system antar organisasi (IOS) melalui pertukaran data elektronik (EDI) atau suatu ekstranet.
IOS dicapai dengan mengikuti siklus hidup system atau melakukan rancang ulang proses bisnis (BPR). Hasilnya adlah system berorientasi jaringan yang menggunakan sambungan langsung, jaringan bernilai tambah, internet, atau kombinasinya.

Strategi yang paling penting disebut strategi yang elemennya dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Strategi ini adalah system antar organisasi (IOS). Istilah lain adalah EDI yaitu pertukaran data elektronik. Pertukaran data elektronik adalah suatu cara untuk mencapai system antar organisasi.
Ekstranet memungkinkan pembagian informasi berbasis computer yang sensitive dengan perusahaan lain dengan menggunakan teknologi yang hanya mengijinkan akses oleh pemakai sah.

Keistimewaan produk yang unik Hubungan elektronik IOS memungkinkan perusahaan menawarkan pelayanan yang lebih baik bagi pelanggan dalam bentuk pemesanan yang lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, dan waktu respon atas permintaan informasi yang lebih cepat. Pelayanan yang lebih baik ini menjadi keistimewaan produk perusahaan, membuatnya lebih menarik daripada produk serupa yang ditawarkan pesaing.

Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian dengan menjadi bagian suatu IOS, perusahaan dapat mengurangi biaya berbelanja yang di alami pelanggannya dalam mencari pemasok, mengidentifikasi produk alternative dan mendapatkan harga terendah. Karena perusahaan itu sendiri adalah pelanggan dan pemasoknya, perusahaan dapat mengalami penurunan biaya berbelanja yang sama ketika memesan dari pemasoknya.

Peningkatan biaya peralihan Suatu perusahaan ingin agar jika pelanggan beralih ke pesaing maka biayanya menjadi mahal. IOS mencapai manfaat ini dengan memberikan bagi pelanggan sumber daya informasi seperti perangkat keras, perangkat lunak dan saluran komunikasi data yang harus diganti jika produk dibeli dari perusahaan lain.

PENUTUP

KESIMPULAN

Satu elemen kunci IOS adalah jaringan komunikasi data yang mengatur alur data dan informasi antara perusahaan dan para mitra bisnisnya. Tiga teknologi dapat menyediakan kaitan tersebut sambungan langsung (Direct Connetivity), jaringan bernilai tambah (Value Added Network- VAN), dan internet. Menjelang akhir abad dua puluh, penggunaan internet sebagai saluran utama komunikasi perdagangan melalui jaringan elektronik akan terus meningkat.

SARAN

IOS dapat dikembangkan dengan mengikuti siklus sistem hidup tradisional untuk menciptakan sistem yang sama sekali baru atau dengan mengikuti rancang ulang proses bisnis (business process redesign – BPR) untuk merekayasa ulang sistem yang ada sekarang.

REFERENSI

www.ebizzasia.com/0103-2002/columns,0103,01.htm

www.simplearning.co.cc/.../e-commerce-strategi-penerapan-bisnis.html

http://achsan.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/6142/ecommerce2.ppt

http://masbudiyono.files.wordpress.com/2009/03/09-ios-dan-gis.pdf

http://widyo.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/.../Modul_ke_3_sim_PTIK.doc

www.scribd.com/doc/34379408/E-COMMERCEdocx

http://community.gunadarma.ac.id/.../title_kesimpulan-materi-sim-1/

http://sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/18257/Modul+2+SIM.doc

http://books.google.co.id/books?isbn=9796914530

http://catatanadhit.blogdetik.com/page/2/

http://my.opera.com/pengenbisa/archive/monthly/?month=20100